Fracassos muitas vezes decorrem de planejamentos falhos, que deixam de considerar restrições básicas.
Projetos, por vezes, saem dos trilhos. É quase regra. Mas é sempre possível reduzir o número de projetos com problemas insolúveis.
Apesar de muitos fatores afetarem o sucesso de um projeto, os fracassados muitas vezes decorrem de planejamentos falhos, que deixam de considerar restrições básicas. Em TI, restrições nas seguintes áreas:
Habilidades específicas - Todo planejamento deve considerar a disponibilidade de habilidades de alta demanda. Um varejista integrante da lista das 500 maiores empresas da Fortune precisava reconstruir quase todas as aplicações em uso. Inicialmente, o plano parecia agressivo, mas alcançável. Uma análise mais profunda, porém, revelou falhas de pessoal significativas. Nove pessoas-chave, incluindo arquitetos e gerentes de projeto, receberam atribuições em excesso, em mais de um projeto. Evite isso, verificando a disponibilidade de pessoal, mesmo que as habilidades específicas sejam necessárias só por um tempo limitado. Isso parece óbvio, mas muitas vezes é ignorado.
Cultura - Os planos devem acomodar culturas distintas de uma organização. Uma empresa global com centenas de pequenos escritórios autônomos não levou em conta a independência desses escritórios ao implantar o help desk corporativo centralizado. Os escritórios não viam valor no help desk e o ignoravam.
Gestores de projeto têm o hábito de ignorar a cultura organizacional por sua conta e risco.
Capacidade de entrega - Toda organização de TI tem limitações impostas pela infraestrutura. Uma fabricante de alimentos, também integrante da lista das 500 maiores empresas da Fortune, decidiu mudar toda a sua força de vendas direta e, simultaneamente, todo o seu mix de produtos e instrumentos de crédito. Infelizmente, seus sistemas caseiros foram inflexíveis. Velhos e mal documentados, transformaram-se em legado de difícil atualização. A equipe de planejamento de TI recusou-se a incluir melhorias, apesar dos muitos protestos. Incapaz de tomar decisões ou despachar produtos por seis semanas, a empresa quase saiu do negócio.
Orçamentos - Planejamentos que ignoram restrições orçamentárias estão condenados. Um CIO era obrigado a realizar oito grandes projetos em paralelo, embora não tivesse gestores suficientes. Seus pedidos de contratação de pessoal adicional ou de adiamento eram sempre negados. O pessoal de TI, agora desmoralizado, foi forçado a trabalhar em planos considerados inviáveis. Resultado: muitos decidiram procurar outras oportunidades de emprego.
Falhas de planejamento são frequentemente o resultado de fraquezas das empresas. Pressão de gestão é uma das fraquezas mais comuns. Inexperiência é outra. Equipes de planejamento precisam ter participantes experientes suficientes para garantir que os prazos serão realistas e as restrições e os riscos, levados em conta.
Mesmo planejamentos agressivos podem ter sucesso se forem realistas. Quanto mais ousado o plano é, menos há espaço para erro. Falhas de planejamento não detectadas são prenúncio de fracasso.
(*) Bart Perkins é sócio da consultoria norte-americana Leverage Partners, que oferece aconselhamento para investiments em TI de empresas.
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